Ausgangssituation
Eine mittelgroße kommunale Feuerwehr beauftragte Lülf+ mit einer umfassenden Organisationsuntersuchung. Hintergrund waren gewachsene Strukturen, steigende Einsatzanforderungen sowie spürbare Belastungen im Tages- und Einsatzdienst.
Die Feuerwehr betrieb zwei rund um die Uhr besetzte Wachen sowie mehrere Einheiten der Freiwilligen Feuerwehr und ist Träger des Rettungsdienstes. Insgesamt mussten über 40 Einsatzfunktionen in Brandschutz, Leitstelle und Rettungsdienst dauerhaft besetzt werden. Parallel stiegen die Anforderungen an Verwaltung, Technik, Vorbeugenden Brandschutz und Katastrophenschutz.
Vorgehensweise der Untersuchung
Ziel war es, Organisation, Abläufe, Führungsstrukturen und Personalbemessung zukunftsfähig auszurichten und die Leistungsfähigkeit der Feuerwehr nachhaltig zu stärken.
Zentrale Erkenntnisse (komprimiert)
Die Organisationsuntersuchung zeigte vier zentrale Befunde:
Wir verwenden einen mehrstufigen, praxisorientierten Ansatz:
1. Analyse vorhandener Unterlagen
- Organigramme, Dienst- und Stellenpläne
- Dienst- und Arbeitszeitmodelle
- Einsatz- und Leistungskennzahlen
- Prozessbeschreibungen & Dokumentationen
2. Interviews & Workshops
In über 40 strukturierten Einzel- und Gruppengesprächen wurden Mitarbeitende aus Einsatzdienst, Leitstelle, Technik, Werkstätten, Verwaltung, Rettungsdienst und Führungsebene einbezogen.
3. Analyse der Abläufe und Schnittstellen
Untersucht wurden u. a.:
- Führungs- und Kommunikationsprozesse
- tägliche Arbeitsabläufe in 24h-Dienst und Tagesdienst
- Funktionsbesetzung & Personalorganisation
- technische und organisatorische Unterstützungsprozesse
- Verzahnung mit der Freiwilligen Feuerwehr
4. Personalwirtschaftliche Bemessung
- Berechnung der Nettojahresleistungszeiten
- analytische und semi-analytische Personalbemessung
- Abgleich von Funktions- und Stellenbedarf
- Vergleich mit Referenzfeuerwehren
Die Organisationsuntersuchung zeigte vier zentrale Befunde:
- Führung und Kommunikation waren uneinheitlich.
Unterschiedliche Führungsstile, wenig standardisierte Besprechungsstrukturen und unklare Zuständigkeiten erschwerten die Steuerung und interne Kommunikation. - Hohe Belastung durch rückwärtige Aufgaben.
Ein Großteil der administrativen und technischen Tätigkeiten wurde aus den Wachabteilungen heraus erledigt. Dies führte zu ineffizienten Abläufen, Engpässen in Ausbildung und sinkender Ergebnisqualität. - Die Aufbauorganisation war nicht mehr an aktuelle Anforderungen angepasst.
Breite Aufgabenpakete, geringe Gliederungstiefe und historisch gewachsene Zuständigkeitsvermengungen verhinderten klare Verantwortlichkeiten und effizientes Arbeiten. - Deutliche personelle Unterdeckung im Tagesdienst.
Im interkommunalen Vergleich lag die Verwaltungskapazität erheblich unter dem Mittelwert. Dies war durch Arbeitsmengen ebenfalls ersichtlich und hemmte nachweislich die Prozess- und Ergebnisqualität. Kritische Bereiche wie Leitstelle, Technik, Einsatzplanung und Verwaltung waren strukturell unterbesetzt.
Empfohlene Maßnahmen (komprimiert)
Aus den Erkenntnissen wurden sechs zentrale Handlungskorridore abgeleitet:
1. Moderne und klare Führungsstrukturen
- Übertragung der C-Dienst-Aufgaben auf qualifizierte Wachabteilungsführer
- Vereinheitlichung der Führungsgrundsätze
- verbindliche Besprechungs- und Kommunikationsstandards
- Anpassung des Beurteilungssystems
2. Optimierte Arbeitsabläufe
- Überarbeitung des Arbeitsverteilungsplans
- Einführung eines 3-Wachabteilungsmodells
- Harmonisierung der Arbeitszeiterfassung
3. Professionalisierung von Aus- und Fortbildung
- Ausbau des Sachgebiets Ausbildung
- verpflichtende Fortbildungen für Führungsdienste
- Verzahnung mit der Freiwilligen Feuerwehr, besonders bei komplexen Übungen
4. Stärkung der Leitstelle
- Einführung eines Dienstgruppenmodells
- Schaffung von Schichtführerrollen
- Aktualisierung des Leitplatzbesetzung
5. Digitalisierung von Logistik & Technik
- Einführung einer zentralen Materialwirtschafts- und Logistiklösung
- Ablösung von Excel-Inseln
- systemseitige Prüf- und Fristenüberwachung
- Aufbau eines Ticketsystems für Geräteverantwortliche
6. Zukunftsfähige Aufbau- und Personalstruktur
- klarere fachliche Unterteilung in Abteilungen und Sachgebiete
- Aufbau zentraler Querschnittsfunktionen (QM, Personal, Vergabe, Datenschutz)
- deutliche Erhöhung des Tagesdienstpersonals auf Basis analytischer Bemessung
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung
Durch die Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen kann die Feuerwehr:
- Effizientere Prozesse durch klare Strukturen und moderne Führungsprozesse realisieren
- Personal gezielter einsetzen und Engpässe nachhaltig abbauen
- Aus- und Fortbildung verlässlich sicherstellen
- IT-gestützte Transparenz über Bestände, Prüfzyklen und Logistik gewinnen
- die Einsatzfähigkeit langfristig sichern, auch bei steigenden Aufgabenvolumina
- gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllen
- eine zukunftsfähige, skalierbare Organisation entwickeln
Die Fallstudie zeigt beispielhaft, wie Lülf+ Kommunen und Feuerwehren dabei unterstützt, Organisation, Personal und Prozesse strukturiert weiterzuentwickeln und nachhaltig zu verbessern.
